Sensitive Information Handling

• What is considered sensitive information?

  虽然有一些特定的事情大学认为是敏感的(PDID, PII等).), 始终要考虑这是否是你的信息，你希望它公开还是受到保护? 以下是大学认为应受保护的资料:

  • Social Security Number
  • Bear Number
  • Race
  • Ethnicity
  • Nationality
  • Gender
  • HIPPA data
  • Credit Card Information
  • Grades
• 是否存在不需要保护这些数据的实例?

  Yes. 如果敏感信息可以用来识别个人身份，就必须加以保护. 例如，一份显示不同种族学生比例的报告 谁参加皇冠app官方版下载不需要保护，因为这些数据不能绑定到任何 one student. 然而，如果有一个名字和种族联系在一起，那就会 need to be protected. 像社会安全号码这样的项目总是受到保护的.

• What data are we allowed to publish?

  Unless the student has filled out a 要求不披露目录信息 注册办公室声明他们不希望他们的信息被公布， 我们可以发布学生的以下信息:

  • Name
  • Address & Phone
  • Email Address
  • Enrollment Status
  • Date of Birth
  • Degrees Pursued
  • Dates of Attendance
  • Major
  • Classification
  • 授予的学位和授予的时间参加公认的体育运动
  • Honors, Awards, Publications
  • Physical Factors of Athletes
• 如何处理含有敏感资料的列印文件?

  当你还需要它们的时候，把它们锁在文件柜、书桌抽屉或办公室里. When they are no longer needed, they should be shredded. This is best done by using an 办公室大小的碎纸机，然后将粉碎的材料放入回收箱. 如果你没有办公室大小的碎纸机，一个可以为你的地区购买 Bear Logic大学中心内的校园科技商店. There are also tall, grey 校园里到处都是盖子上有槽的箱子，你可以把文件扔进去 professional shredding. 如果垃圾桶溢出，请联系设施管理 电话:(970)351-2446或技术支持中心351-HELP.

• 如果信息是以电子方式存储的，而我想保护它怎么办?

  加密是存储敏感信息的最佳方法. This can be done 通过Windows WRM (Rights Management)管理Microsoft Office文件. Laptops can be 使用Microsoft Bitlocker或Apple FileVault进行全磁盘保护加密. 对于无法使用Windows权限管理(i.e. Adobe PDF文件)，使用密码保护是首选方法.

  To use Windows Rights Management (WRM) protection:

  Open the document you would like to protect.
  单击屏幕左上角的Office图标.
  Click on Prepare.
  Click on Encrypt Document.
  输入密码(并再次输入以确认).
  Save the document
  要使用Microsoft Bitlocker或Apple FileVault进行全磁盘加密，请联系 Technical Support Center at 351-HELP.

  To password protect a PDF document:

  Locate the file you would like to protect.
  右键单击文件，然后单击SEND TO, COMPRESSED FOLDER. This will create 与文件命名相同的文件夹，并将其放置在相同的位置 as the file. (For example, if you zipped a file called, “UNC.pdf,” from your desktop, 现在，您将在桌面上找到一个名为“UNC”的文件夹)。.
  Go to the newly created zipped folder.
  Double click on the zipped folder.
  Click on FILE, then ADD A PASSWORD.
  输入您想使用的密码，然后单击“确定”.
  Close the zipped folder.
  Open a new email.
  Attach the ZIPPED folder (not the original file).
  在单独的电子邮件中发送密码，或通过电话提供.

• 我如何将敏感资料电邮给大学的其他人?

  您可以使用Windows权限管理(WRM)来保护电子邮件中的敏感信息 电子邮件中包含的文件，或保护电子邮件本身.

  按照以下简单步骤加密Microsoft Office文件:

  单击屏幕左上角的Office图标.
  Click on Prepare.
  Click on Encrypt Document.
  Enter a password (then confirm).
  Save the document.
  要设置对Microsoft Outlook电子邮件的限制:

  单击屏幕左上角的Office图标.
  Click on Permission.
  单击Manage Credentials并在那里设置您的首选项.
  注意:如果您使用Windows权限管理(WRM)来保护包含 一个附件，你没有加密那个附件，附件本身就加密了 not be protected, just the email would be. So to protect and email’s contents and 附件，您将需要使用Windows权限管理(WRM)保护 both.

• 如何处理电子储存的敏感资料?

  不再需要的敏感信息包含在手机中， u盘、cd、iPods、外部磁盘驱动器、软盘、硬盘驱动器等. can 被带到低层的卡特霍尔数据中心进行适当的认证 destruction.

• What is PII?

  任何可能被用来唯一识别，联系， 或者定位一个人，或者可以与其他来源一起使用，唯一地识别一个人 individual.

• What is FERPA?

  它的意思是“家庭教育权和隐私权法案” .” In non-legal terms, 这基本上意味着皇冠app官方版下载必须为学生提供接受教育的机会 记录、修改记录的机会，以及对披露的一些控制 information from the records. 他们可以要求他们的目录信息不 be published, for example. 这也会阻止父母进入 information like grades. 有关FERPA的更多信息，请访问 FERPA Web site.

• Why do I need to know what PII and FERPA are?

  法律要求UNC遵守FERPA-在非法律术语中，这意味着UNC 是否必须提供学生查阅自己的教育记录、修改的机会 记录，以及对记录中信息披露的一些控制. 例如，他们可以要求不发布他们的目录信息. This 也会阻止父母获得诸如成绩之类的信息吗.